Chi ha una partita IVA in regime ordinario può dedurre molte spese, ma non tutte. E soprattutto: non sempre al 100%.
Sapere cosa è deducibile e con quali regole ti aiuta a pagare meno tasse in modo legale.
In questo articolo ti spiego:
- le cose da sapere per dedurre le spese in regime ordinario
- quali spese sono deducibili al 100%
- quali spese sono parzialmente deducibili
- come gestire le spese deducibili senza errori
Spese deducibili regime ordinario: le basi da conoscere
Iniziamo dalle regole fondamentali.
Per dedurre una spesa devi rispettare tre condizioni principali:
- effettività: la spesa deve essere reale, pagata e documentata (con fattura o ricevuta intestata)
- inerenza: deve essere collegata alla tua attività professionale
- congruità: l’importo deve essere coerente con le dimensioni della tua attività
A questi si aggiunge un’altra regola:
Principio di competenza – Se sei in regime ordinario, devi dedurre le spese nell’anno in cui “maturano”, non quando le paghi.
Esempio: se paghi a gennaio 2026 una fattura datata dicembre 2025, la deduci nel 2025.
Spese deducibili al 100%: cosa rientra
Ci sono alcune spese che puoi dedurre completamente dal tuo reddito. Vediamo le principali.
Personale e collaboratori
- stipendi, compensi e contributi per dipendenti e collaboratori
- anche i consulenti esterni (come il consulente fiscale o il grafico) rientrano
Affitto e utenze
- se hai un ufficio o locale esclusivamente usato per l’attività, affitto e utenze (luce, gas, acqua, internet) sono deducibili al 100%
- se lavori da casa, puoi dedurre solo il 50%
Beni strumentali
- computer, stampanti, arredi, attrezzature: sono deducibili tramite ammortamento, cioè a quote annuali
- le aliquote variano in base al tipo di bene
Assicurazione professionale
- obbligatoria per alcune professioni (es. architetti, consulenti finanziari): deducibile al 100%
Formazione
- master, corsi, convegni: deducibili fino a 10.000 euro all’anno
- attenzione: vitto e alloggio per eventi formativi sono deducibili solo al 75%
Esempio pratico: sei una copywriter in regime ordinario, lavori in coworking, segui un corso di marketing e paghi l’assicurazione professionale.
Tutte queste spese sono deducibili integralmente.
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Spese parzialmente deducibili: limiti da rispettare
Altre spese si possono dedurre solo in parte. Ecco quelle più comuni:
Telefonia
- deducibile all’80% se il telefono è usato anche per fini personali
- al 100% solo in caso di uso esclusivamente professionale (raro)
Auto e veicoli
- uso promiscuo: deduci il 20% del costo (fino a 18.075,99 euro) e delle spese annesse
- l’IVA è detraibile al 40%
- se il veicolo è assegnato a un dipendente, la deduzione sale al 70%
Spese di rappresentanza
- deducibili entro certi limiti sui ricavi (es: 1,5% fino a 10 milioni)
- spese per cene e alberghi: solo al 75%
- omaggi sotto i 50 euro: deducibili al 100%
Manutenzioni
- le spese ordinarie sono deducibili fino al 5% del valore dei beni ammortizzabili
- l’eccedenza? Si spalma nei 5 anni successivi
Trasferte
- spese fuori Comune: deducibili al 75% entro massimali (€180,76 in Italia; €258,23 all’estero)
- dal 2025 serve pagamento tracciabile (no contanti!)
Esempio pratico: sei un consulente che viaggia per clienti, usi il tuo smartphone e l’auto privata.
Puoi dedurre parte delle spese ma devi rispettare i limiti e conservare tutto.
Spese deducibili: attenzione a documenti e controlli
La vera differenza la fa come gestisci le spese, non solo quali.
Documentazione obbligatoria
- fatture e ricevute intestate correttamente all’attività
- non basta avere lo scontrino: ci deve essere il tuo nome o partita IVA
Pagamenti tracciabili
- dal 2025 alcune spese saranno deducibili solo se pagate con mezzi tracciabili (bonifico, carta, ecc.)
L’onere della prova è tuo
- se arriva un controllo, devi dimostrare l’inerenza e la congruità di ogni costo
- evita spese dubbie (es. viaggi vacanza o acquisti ambigui): il rischio è alto
Conclusione
Gestire bene le spese deducibili in regime ordinario è una leva fiscale potente.
Ma servono organizzazione, pianificazione e attenzione ai dettagli.
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